Datenschutzerklaerung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Thorsten Wenck
c/o Online-Impressum #6956
Europaring 90
53757 Sankt Augustin
E-Mail: info@doxvox.de

2. Ueberblick der Verarbeitung

Doxvox ist ein persoenliches Dokumentenarchiv mit KI-gestuetzter Texterkennung und Kategorisierung. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschliesslich zur Bereitstellung und Verbesserung unseres Dienstes. Es findet kein Tracking, kein Profiling und keine Weitergabe an Werbetreibende statt.

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Registrierung und Konto

Bei der Registrierung erheben wir:

• E-Mail-Adresse (fuer Login und Benachrichtigungen)
• Anzeigename (optional)
• Passwort (wird nur als BCrypt-Hash gespeichert, das Klartext-Passwort wird niemals gespeichert)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfullung).

3.2 Hochgeladene Dokumente

Wenn Sie Dokumente hochladen, speichern wir:

• Die Originaldatei (PDF, Bild oder Office-Dokument)
• Eine konvertierte PDF/A-Version (fuer Langzeitarchivierung)
• Den per OCR erkannten Text
• Von der KI generierte Metadaten (Kategorie, Zusammenfassung, Aussteller, Betraege, Fristen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfullung).

3.3 Technisch notwendige Daten

Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch technische Daten erhoben (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs). Diese Daten werden nur in Server-Logdateien gespeichert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengefuehrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung).

4. Wie wir Ihre Daten verarbeiten

4.1 Texterkennung (OCR)

Hochgeladene Dokumente werden serverseitig per OCR analysiert, um den enthaltenen Text zu extrahieren. Die Verarbeitung erfolgt auf unserem Server.

4.2 KI-Analyse und Kategorisierung

Der erkannte Text wird an eine KI-Plattform eines deutschen Cloud-Anbieters uebermittelt, um Dokumente automatisch zu kategorisieren, zusammenzufassen und relevante Informationen zu extrahieren. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich in Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Details zum Auftragsverarbeiter nennen wir Ihnen auf Anfrage gerne.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfullung); Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

4.3 Semantische Suche (Pro-Plan)

Fuer Nutzer des Pro-Plans wird der Dokumenteninhalt in mathematische Vektoren (Embeddings) umgewandelt, um eine intelligente Suche nach Bedeutung statt nach exakten Woertern zu ermoeglichen. Die Erzeugung der Vektoren erfolgt ueber die gleiche deutsche KI-Plattform. Die Vektoren werden in unserer Datenbank gespeichert und enthalten keine lesbaren Textinhalte.

5. Speicherung Ihrer Daten

Ihre Daten werden gespeichert in:

• Datenbank (PostgreSQL): Kontodaten, Metadaten, OCR-Text, Vektoren — gehostet in der EU.
• Dateispeicher (S3-kompatibel): Original- und konvertierte Dokumentdateien — gehostet in der EU.

Alle Daten werden verschluesselt uebertragen (TLS/HTTPS). Gespeicherte Dokumente werden zusaetzlich mit AES-256 verschluesselt (At-Rest Encryption). Die Speicherung erfolgt ausschliesslich auf Servern innerhalb der Europaeischen Union.

6. Cookies und lokale Speicherung

Doxvox verwendet keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools. Wir speichern ausschliesslich technisch notwendige Daten im Browser:

• JWT-Token: Fuer die Authentifizierung (im localStorage des Browsers)
• Benutzereinstellungen: Anzeigepraeferenzen wie die gewaehlte Ansicht (localStorage)

Diese Daten werden nicht an Dritte uebermittelt und dienen ausschliesslich der Funktionsfaehigkeit der Anwendung.

7. E-Mail-Kommunikation

Wir versenden E-Mails ausschliesslich fuer folgende Zwecke:

• Bestaetigung Ihrer E-Mail-Adresse bei der Registrierung
• Zuruecksetzen Ihres Passworts
• Erinnerungen an Fristen (sofern von Ihnen aktiviert)

Es werden keine Werbe- oder Marketing-E-Mails versendet.

8. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Uebermittlung erfolgt nur an:

• Deutscher Cloud-Anbieter: Fuer Hosting, KI-Analyse und Embedding-Erzeugung (Auftragsverarbeiter, Rechenzentren in Deutschland)
• E-Mail-Provider: Fuer den Versand transaktionaler E-Mails (Auftragsverarbeiter)

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir ueber Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Loeschung (Art. 17 DSGVO) — Loeschung Ihrer Daten
• Einschraenkung (Art. 18 DSGVO) — Einschraenkung der Verarbeitung
• Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten in einem gaengigen Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausuebung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@doxvox.de.

10. Kontoloeschung

Sie koennen Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen der App loeschen. Dabei werden unwiderruflich alle Ihre Daten entfernt:

• Ihr Benutzerkonto und alle Kontodaten
• Alle hochgeladenen Dokumente (Original- und konvertierte Dateien)
• Alle OCR-Texte, Metadaten und KI-Analysen
• Alle Embeddings, Tags, Kategorien, Erinnerungen und Freigaben

Die Loeschung erfolgt sofort und kann nicht rueckgaengig gemacht werden.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehoerde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstoesst.

12. Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklaerung zu aktualisieren, um sie an geaenderte Rechtslagen oder Aenderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.