Stand: 30. Oktober 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Thorsten Wenck
c/o Online-Impressum #6956
Europaring 90
53757 Sankt Augustin
E-Mail: info@doxvox.de
Kontaktformular: doxvox.de/kontakt.html
Doxvox ist ein persönliches Dokumentenarchiv mit KI-gestützter Texterkennung und Kategorisierung. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Bereitstellung, Absicherung und Verbesserung unseres Dienstes. Es findet kein Tracking, kein Profiling und keine Weitergabe an Werbetreibende statt.
Bei der Registrierung erheben wir:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Wenn Sie Dokumente hochladen (per Browser, App oder E-Mail-Import, Abschnitt 7a), speichern wir:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch technische Daten erhoben (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs). Diese Daten werden nur in Server-Logdateien gespeichert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die IP-Adresse wird außerdem kurzzeitig verwendet, um die Zahl der Anfragen je Verbindung zu begrenzen (Schutz vor Missbrauch).
Reichweitenmessung ohne Cookies: Um zu erfahren, wie oft unsere öffentlichen Seiten aufgerufen werden, zählen wir Seitenaufrufe als anonyme Tagessummen je Seite und Herkunft (z. B. Suchmaschine oder verweisende Website) sowie – jeweils für sich – Geräteklasse, Browserfamilie, bevorzugte Sprache und Land des Besuchs. Dabei werden weder Cookies gesetzt noch IP-Adressen oder Browserkennungen gespeichert; die IP-Adresse wird nur im Moment des Aufrufs auf unserem Server einer Landeskennung zugeordnet (lokale Länderdatei, keine Abfrage bei Dritten) und nicht aufbewahrt. Die Tagessummen lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu und werden nach 400 Tagen gelöscht. Dies betrifft nur die öffentlichen Seiten, nicht die Nutzung der Anwendung nach der Anmeldung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung, Sicherheit und Reichweitenmessung ohne Personenbezug).
Zur Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge und zur Missbrauchsvermeidung protokollieren wir bestimmte Aktionen in Ihrem Konto (z. B. An- und Abmeldung, Wiederherstellung einer Sitzung, Hochladen, Löschen und Teilen von Dokumenten, Änderungen an der Zwei-Faktor-Authentifizierung oder an Passkeys, Kündigung, Kontolöschung). Zu jedem Eintrag speichern wir die betroffene Aktion, den Zeitpunkt sowie die IP-Adresse, von der die Aktion ausgelöst wurde.
Zweck: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Vermeidung von Missbrauch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes).
Speicherdauer: Die IP-Adresse in den Protokolleinträgen wird nach 90 Tagen anonymisiert (gelöscht bzw. genullt); die übrigen Angaben bleiben mit Ihrem Konto verknüpft und werden spätestens mit der Löschung Ihres Kontos entfernt. Sie können das Protokoll in der Anwendung einsehen.
Wenn Sie ein Dokument, eine Kategorie oder einen Tag über einen Freigabe-Link teilen, protokollieren wir jeden Zugriff auf diesen Link. Dabei speichern wir den Zeitpunkt, die Art des Zugriffs (Ansehen, PIN-Eingabe, Download) sowie die IP-Adresse der zugreifenden Person. Da Freigabe-Links auch von Dritten (den Empfängern) geöffnet werden können, werden hierbei auch IP-Adressen von Personen verarbeitet, die selbst kein Doxvox-Konto besitzen.
Zweck: Sicherheit der Freigaben, Nachvollziehbarkeit der Zugriffe für den freigebenden Nutzer und Schutz vor Missbrauch (u. a. Sperrung nach mehreren PIN-Fehlversuchen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Freigaben).
Speicherdauer: Die IP-Adressen in den Zugriffsprotokollen werden nach 90 Tagen anonymisiert. Die übrigen Einträge werden gespeichert, bis die jeweilige Freigabe oder das Konto des freigebenden Nutzers gelöscht wird; beim Löschen einer Freigabe werden auch deren Zugriffsprotokolle entfernt.
Hochgeladene Dokumente werden per OCR analysiert, um den enthaltenen Text zu extrahieren. Enthält ein PDF bereits eine Textebene, wird diese direkt ausgelesen; andernfalls erfolgt die Texterkennung über die KI-Plattform der IONOS SE (Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland), die insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO für uns tätig wird, oder als Rückfallebene auf unserem eigenen Server. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb Deutschlands (siehe hierzu auch Abschnitte 4.2 und 8).
Der erkannte Text wird an die KI-Plattform der IONOS SE (Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland) übermittelt, um Dokumente automatisch zu kategorisieren, zusammenzufassen und relevante Informationen zu extrahieren. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb Deutschlands. IONOS ist für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).
Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Die KI dient ausschließlich dazu, Dokumente zu erkennen, zu kategorisieren und zusammenzufassen. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder in ähnlicher Weise erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
Transparenz bei KI-Inhalten (EU-KI-Verordnung): Von der KI erzeugte Inhalte (Zusammenfassungen, Erklärungen, automatisch extrahierte Metadaten) werden in der Anwendung als KI-generiert gekennzeichnet. Diese Inhalte können Fehler enthalten und ersetzen keine rechtliche, steuerliche oder sonstige fachliche Beratung. Kundendokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Nutzungszähler der KI-Dienste: Wir speichern je Nutzerkonto die Anzahl der verbrauchten Token je KI-Modell, Zweck (Texterkennung, Analyse, Erklärung, Suche) und Kalendermonat. Dabei handelt es sich ausschließlich um Zählwerte; Inhalte Ihrer Dokumente werden dabei nicht gespeichert. Zweck ist der Betrieb des Dienstes, die Kostenkontrolle und die Preisgestaltung unserer Tarife. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem wirtschaftlichen und nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Monatswerte werden nach 24 Monaten gelöscht, bei Löschung des Kontos sofort.
Wenn Sie einer Familie angehören, verarbeiten wir zusätzlich: die Zugehörigkeit und Rolle in der Familie, welche Ihrer Dokumente für die Familie sichtbar sind, Zuständigkeiten für Fristen, Notizen und Erinnerungen zu geteilten Dokumenten sowie freigegebene Kategorien und Tags. Mit der Familie geteilte Dokumente, Ihr Anzeigename und Ihre E-Mail-Adresse sind für die anderen Mitglieder sichtbar. Dokumente, die Sie privat stellen, sieht niemand außer Ihnen – auch nicht die Person, die die Familie verwaltet und bezahlt. Fällige Fristen geteilter Dokumente werden per E-Mail und Push auch an andere erwachsene Mitglieder bzw. die zuständige Person gesendet.
Personen ohne eigenes Konto: In einer Familie können Namen und optional Geburtsjahre von Personen ohne Konto (z. B. Kinder) gespeichert und Dokumenten zugeordnet werden. Um eine Zuordnung vorzuschlagen, liest die KI-Analyse (Abschnitt 4.2) den Namen der betroffenen Person aus dem Dokumenttext. Die Liste der Familienpersonen wird nicht an die KI-Plattform übermittelt; der Abgleich erfolgt auf unserem Server. Zugeordnet wird erst nach Ihrer Bestätigung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – die Familienfunktion wird von Ihnen aktiv genutzt). Bei Daten von Personen ohne Konto handeln Sie im Rahmen Ihrer familiären bzw. persönlichen Tätigkeit; für Daten von Kindern sind die Sorgeberechtigten verantwortlich. Speicherdauer: bis zum Austritt aus der Familie, zur Auflösung der Familie oder zur Löschung der Angaben bzw. des Kontos. Beim Austritt werden Ihre geteilten Dokumente automatisch wieder privat.
Für Nutzer des Pro-Plans wird der Dokumenteninhalt in mathematische Vektoren (Embeddings) umgewandelt, um eine intelligente Suche nach Bedeutung statt nach exakten Wörtern zu ermöglichen. Die Erzeugung der Vektoren erfolgt über die gleiche deutsche KI-Plattform. Die Vektoren werden in unserer Datenbank gespeichert und enthalten keine lesbaren Textinhalte.
Ihre Daten werden gespeichert in:
Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/HTTPS). Gespeicherte Dokumente werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt (AES-256, eigener Datenschlüssel je Dokument). Die Speicherung erfolgt auf Servern innerhalb Deutschlands.
Doxvox verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Kennungen und auf der Website keine Analyse-Tools. Die Android-App meldet Abstürze und einfache Nutzungsereignisse ohne Inhalte an unseren Fehlerdienst (Abschnitt 7c). Im Browser speichern wir ausschließlich technisch notwendige Daten:
doxvox_rt (Refresh-Token): Ein technisch notwendiger,
HttpOnly-Cookie, der beim Login gesetzt wird und dazu dient, Ihre Anmeldung
aufrechtzuerhalten bzw. sicher zu erneuern. Der Cookie ist für JavaScript nicht auslesbar
(Schutz vor XSS), wird mit SameSite=Strict gesetzt, ist auf den Pfad
/api/auth beschränkt und wird über eine verschlüsselte Verbindung übertragen
(Secure). Standardmäßig gilt er als Sitzungs-Cookie (endet beim Schließen des
Browsers); wenn Sie beim Login „diesem Gerät vertrauen“ wählen bzw. die
Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, beträgt seine Gültigkeit bis zu 30 Tage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen
angeforderten Anmeldefunktion) bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlicher Cookie).Diese Daten werden nicht an Dritte übermittelt und dienen ausschließlich der Funktionsfähigkeit der Anwendung.
Zusätzlich zum Passwort können Sie sich mit einem Passkey (WebAuthn/FIDO2) anmelden, z. B. per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN. Beim Einrichten erzeugt Ihr Gerät ein Schlüsselpaar. Wir speichern nur den öffentlichen Schlüssel, eine Kennung des Passkeys, einen von Ihnen vergebenen Namen (z. B. „Laptop“), einen Zähler gegen Wiederverwendung sowie Zeitpunkt der Einrichtung und der letzten Nutzung. Der private Schlüssel bleibt auf Ihrem Gerät bzw. in Ihrem Passwort-Manager; biometrische Merkmale erhalten wir nicht – sie prüft allein Ihr Gerät. Passkeys löschen Sie jederzeit in den Einstellungen; mit der Kontolöschung werden alle entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir versenden E-Mails ausschließlich für folgende Zwecke:
Es werden keine Werbe- oder Marketing-E-Mails versendet.
In den Plänen mit E-Mail-Import erhalten Sie eine persönliche Import-Adresse der Form
posteingang+ihr-alias@doxvox.de. Dokumente, die Sie oder Dritte (z. B. Ihr Versorger) als Anhang an
diese Adresse senden, werden Ihrem Konto als neue Dokumente zugeordnet. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis Sie sie
in den Einstellungen aktivieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für das Verarbeitungsprotokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger Import).
Auf Wunsch meldet sich die Doxvox-App auf Ihrem Handy, wenn eine Erinnerung fällig ist oder ein importiertes Dokument verarbeitet wurde. Diese Funktion ist ausgeschaltet, bis Sie sie in der App einschalten; ab Android 13 fragt die App dabei zusätzlich um die Erlaubnis des Betriebssystems.
Für die Zustellung nutzen wir Firebase Cloud Messaging (FCM), einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Auftragsverarbeiter). Beim Einschalten erzeugt Ihr Gerät eine zufällige Geräte-Kennung (Push-Token), die wir zusammen mit der Bezeichnung des Geräts zu Ihrem Konto speichern. Über FCM übertragen wir nur Art der Nachricht, eine technische Dokumentkennung sowie einen kurzen, allgemeinen Titel und Text (z. B. „Eine Erinnerung ist fällig.“). Dokumentnamen, Dokumentinhalte, Beträge oder Absender enthalten die Nachrichten nicht; die Einzelheiten sehen Sie erst in der App. Google kann die Zustellung protokollieren; eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich und erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sowie der EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten: firebase.google.com/support/privacy.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das Einschalten erteilen und jederzeit durch Ausschalten in der App widerrufen können; der Push-Token wird dann gelöscht.
Damit wir Fehler in der Doxvox-App schnell finden und beheben können, nutzt die App den Dienst
Sentry der Functional Software, Inc. (dba Sentry), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco,
CA 94105, USA (Auftragsverarbeiter). Die Daten werden in der EU-Region von Sentry
(ingest.de.sentry.io, Rechenzentrum in Deutschland) verarbeitet und gespeichert. Die Website
doxvox.de nutzt Sentry nicht.
Übermittelt werden:
Die App ist so eingestellt, dass Sentry keine personenbezogenen Zusatzangaben erhält
(SendDefaultPii = false): keine E-Mail-Adresse, kein Name, keine Gerätebezeichnung und keine
Bildschirmfotos. Bei der Übertragung erhält Sentry technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Geräts.
Wir nutzen die Daten nicht für Werbung und führen sie nicht mit anderen Quellen zu einem Profil zusammen.
Drittland: Sentry ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Ein Zugriff aus den USA ist deshalb nicht ausgeschlossen; er erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sowie der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer stabilen, fehlerfreien App). Speicherdauer: Sentry löscht die Berichte und Ereignisse nach spätestens 90 Tagen. Einzelheiten: sentry.io/privacy.
Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Übermittlung erfolgt nur an folgende Auftragsverarbeiter:
Mit allen genannten Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden vor Aufnahme der Verarbeitung Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Für die Abwicklung von Zahlungen bei kostenpflichtigen Plänen (Personal/Pro) setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland, sowie Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA) ein. Dabei können personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten) an Stripe übermittelt werden; Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein und sie werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Da Stripe auch Verarbeitungen in den USA (Drittland) vornehmen kann, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Rechnungsdaten bewahren wir nach § 147 AO zehn Jahre auf. Hinweis: Während der Open Beta sind die kostenpflichtigen Pläne nicht buchbar; eine Datenübermittlung an Stripe findet erst statt, sobald Sie einen kostenpflichtigen Plan buchen.
Sie haben jederzeit das Recht auf:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@doxvox.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.
Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen:
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter doxvox.de/konto-loeschen.html. Bei der Löschung werden unwiderruflich alle Ihre Daten entfernt:
Die Löschung erfolgt sofort und kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein laufendes kostenpflichtiges Abonnement wird dabei beendet. In Sicherungskopien (Abschnitt 5) können die Daten noch bis zu 90 Tage enthalten sein; Rechnungsdaten bewahren wir aus steuerrechtlichen Gründen auf (Abschnitt 8.1).
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf doxvox.de/kontakt.html schreiben, leiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Nachricht und – falls angegeben – Name und Betreff) per E-Mail an unser Postfach info@doxvox.de weiter. Auf unserem Server speichern wir die Nachricht nicht; zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig für die Begrenzung der Anfragen verwendet (Abschnitt 3.3). Dasselbe gilt für Anfragen per E-Mail und für Feedback aus der Anwendung: Wir verarbeiten Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu beantworten, und löschen sie, sobald das Anliegen erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen), bei Anfragen zu einem Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Über doxvox.de/kuendigen.html können Sie einen kostenpflichtigen Plan ohne Anmeldung kündigen (§ 312k BGB). Dabei verarbeiten wir die eingegebene E-Mail-Adresse, den gewählten Kündigungszeitpunkt, den optional angegebenen Grund sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Besteht zu der Adresse ein Konto, beenden wir das Abonnement beim Zahlungsdienstleister zum gewählten Zeitpunkt, vermerken die Kündigung im Aktivitätsprotokoll des Kontos (Abschnitt 3.4) und senden eine Bestätigung an diese Adresse. Besteht kein Konto, wird nichts gespeichert. Die Antwort auf der Seite ist bewusst neutral formuliert, damit Dritte nicht erfahren, ob zu einer Adresse ein Konto besteht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertragsbeendigung, gesetzliche Bestätigungspflicht).
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.